Weg met die werkstress! Hoe?

In dit blog deel ik een aantal tips hoe jij ervoor kan zorgen dat je in alle hectiek van de dag toch af en toe goed voor jezelf kan zorgen. Hoe? Door slim gebruik te maken van tools die je ter beschikking hebt binnen je digitale werkplek.

Stress? Dat is niks voor mij. Toch is stress een veelvoorkomend fenomeen in onze maatschappij. Dat moet natuurlijk anders! Het is ook niet zo gek dat stress zo prominent aanwezig is als je erbij nadenkt dat we nu net zoveel nieuwsprikkels binnenkrijgen op 1 dag dan 100 jaar geleden in een heel jaar.

Telkens ligt er gevaar op de loer wat ons stress bezorgt. Of het nu onze verslaving is naar nieuwsprikkels of het continue worden blootgesteld aan ideaalplaatjes die we via social media voorbij zien komen. We moeten er maar mee zien te dealen. Dit alles heeft te maken met gedrag en hoe daar slim op ingespeeld wordt van alle kanten. Ons brein levert ons in positieve zin heel veel op, maar kan op bepaalde manieren ook tegen ons worden gebruikt. Dit wil je natuurlijk niet en daarom heb ik een aantal slimme tips voor je uitgewerkt zodat jij weer meer regie over je brein krijgt.

Tip 1: Gun jezelf wat tijd tussen je meetings door

Het aantal onlinemeetings neemt weer fors toe met de nieuwste maatregelen in het kader van thuiswerken. Dit levert exact dezelfde uitdagingen op als pak hem beet 1,5 jaar geleden namelijk het fenomeen back-to-back meetings. Oftewel je stapt direct uit de ene meeting de volgende meeting weer in.

Dit heeft een bijzonder negatief effect op ons brein en zorgt voor ernstige vermoeidheidsverschijnselen. Je kan hier heel makkelijk iets aan doen. Plan je meetingtijd korter en kijk eens wat voor positief effect dit heeft in je energielevel!

🚀 Ga naar de instellingen van Outlook door in Outlook linksboven op Bestand te klikken en vervolgens onderin op Opties

🚀 Klik in het nieuwe venster op Agenda in het linkegedeelte

🚀 Zet een vinkje bij Afspraken en vergaderingen verkorten

🚀 Selecteer Vroeg eindigen en kies de tijd dat je de standaardduur van de meeting wilt verkorten

Wil je meer tips en info over hoe je meeting moeheid kan voorkomen? Lees er alles over in de blog meetingmoe.

Tip 2: Start met focustijd plannen

Concentratie is steeds lastiger met alle meldingen die we de hele dag op ons afgevuurd krijgen. Dit onderkent Microsoft ook en daarom is er binnen het nieuwe Viva platform een hele app aan gewijd die ons hierbij helpt.

Wat je allemaal met deze app kan is teveel om hier in dit blog onder te brengen. Daarom even een aantal korte highlights die jouw helpen te ontstressen.

Het duurt gemiddeld 20 minuten voor we in onze maximale concentratiemodus zijn. Meldingen die je ontvangt zijn dus killing om in deze modus te raken. Daarom kan je nu via de app Viva Insights focustijd instellen. Deze tijd blok je in je agenda en tijdens deze blokken ontvang je dan ook geen meldingen vanuit Teams of Outlook. Ook zal tijdens deze focustijd je beschikbaarheid in Team worden aangepast zodat ook je collega’s hiervan op de hoogte zijn. Daarnaast zorgt het blokken van deze tijd er ook voor dat je brein zich hier ook aan wil houden. Blokken dus!

In de Viva Insights app in Teams heb je daarnaast ook nog de mogelijkheid om even te ontstressen voordat je een afspraak ingaat. Je krijgt hiermee de mogelijkheid om een ademhalingsoefening te starten van 1 minuut. Hiermee kan je even loskomen van je werk en je helpen te ontspannen voor je meeting.

Wil je meer weten over de mogelijkheden van Viva Insights neem dan direct contact op voor een demo.

Tip 3: Wij van WC-eend adviseren WC-eend

Digitale fitheid staat meer onder druk dan ooit tevoren. Onze manier van werken en samenwerken verandert zo snel dat het nauwelijks bij te benen is. Dit vraagt dan ook veel van onze digitale vaardigheden. Een gedegen adoptie en/of training is dan ook noodzakelijk. Iedere dag kom ik mensen tegen die moeite hebben om te werken met de software die ter beschikking is gesteld door de werkgever.

Besteed daarom tijd aan het ontwikkelen van je digitale skills. Voorkom dat het veel moeite en tijd kost waardoor je werkdruk nog hoger wordt en het stresslevel daarmee ook. Ervaar je hinder trek dan aan de bel bij je werkgever om aan te geven dat je behoefte hebt aan extra ondersteuning. Er zijn diverse mogelijkheden om jouw vaardigheden bij te schaven en omdat het de basis is van je werk een absolute noodzaak.

Benieuwd op welke manier Rocketpilot je hierbij kan ondersteunen? Check onze diensten.

What’s coming up?

Op korte termijn zijn er nog een aantal hele interessante innovaties op komst die jou verder kunnen helpen in het voorkomen van stress.

Maak een scheiding tussen werk- en privétijd
Binnenkort zal er een extra functionaliteit worden uitgerold die jou in staat stelt om meldingen vanuit Outlook en Teams automatisch te laten dempen buiten werktijd. Hiermee zal het aantal meldingen worden gereduceerd buiten werktijd zodat je minder snel in de verleiding komt om toch even te reageren.

Uitgesteld versturen van Teams berichten
We kennen deze functie al binnen Outlook en op korte termijn komt dit ook naar Teams. Hiermee krijg je de optie om een bericht op een ander tijdstip te versturen. Dit kan bijvoorbeeld heel handig zijn als je in een andere tijdzone werkt dan de ontvanger. Of wanneer jij ervoor kiest om buiten werktijd te werken, maar je wel de werktijd van je collega wilt respecteren.

Werkplezier komt gelukkig steeds vaker op de agenda van werkgevers te staan. Toch blijft er veel ruimte voor verbetering. De relatie tussen werkstress en het digitaal vaardig zijn wordt nog lang niet altijd onderkent. Helaas spreek ik elke dag mensen die hier enorme moeite mee hebben en dreigen af te haken. Slechts 1% van de CEO’s wereldwijd besteed wekelijks aandacht aan de skills van de medewerkers. Gelukkig heb jij de kans om hier radicaal anders in te werk te gaan. Wil je weten hoe je dit succesvol kan aanpakken? Lees er hier meer over in het blog over adoptie of neem direct contact op om samen een plan van aanpak te maken.

Willem Veenstra

Als oprichter van Rocketpilot heb ik als doel om werkend Nederland leuker, effectiever en makkelijker te laten (samen)werken. Dit doe ik als digitale reisleider en persoonlijk adoptiespecialist van Microsoft 365 en Teams. In een wereld die sneller veranderd dan ooit vraagt dit veel van onze digitale vaardigheden. Met de juiste sturing zorg ik ervoor dat jij het maximale uit Microsoft 365 haalt en slimmer kan werken.