Succesvol adopteren zonder valkuilen
Dit soort processen blijven lastig als je niet leert van de veelvoorkomende valkuilen. In dit artikel krijg je de 5 meest voorkomende valkuilen toegelicht waar bedrijven, die jou in dit proces zijn voorgegaan, mee te maken hebben gehad.
- Vergeten te vertellen waarom
Een veelgehoord probleem bij adoptietrajecten is het ontbreken van duidelijkheid in het waarom van een dergelijk traject. Waarom doe jij dit als bedrijf en wat is hiervan de toegevoegde waarde voor je medewerkers? Als je hier niet over duidelijk over communiceert zal je waarschijnlijk worden geconfronteerd met één van onderstaande opmerkingen:
❌ Alwéér iets nieuws
❌ Wat moet ik hiermee?
❌ Het management/IT heeft weer iets bedacht
Dit is natuurlijk niet wenselijk en liever wil je juist het enthousiasme aanwakkeren en het nieuwsgierigheid creëren om meer inzicht te krijgen in de nieuwe oplossing.
Als het waarom duidelijk is betekent dit niet automatisch dat iedereen gelijk enthousiast zal zijn. Vernieuwing stuit per definitie op weerstand stel daarom de vraag; what’s in it for me? centraal tijdens het proces rondom de uitleg over het waarom.
Hoe concreter hoe beter!
- Tool centraal stellen
Wat is binnen jouw bedrijf de belangrijkste tool? Over het algemeen zal het antwoord (hopelijk) de mens zijn. Zorg er daarom ook voor dat niet de tool leidend is, maar de mens. Bepaal gezamenlijk vanuit een scenario waar je graag een oplossing voor wilt en wat de ideale uitkomst moet zijn.
Een scenario zou bijvoorbeeld kunnen zijn;
Wij willen beter inzicht krijgen in de onderlinge taakverdeling binnen ons team.
Dit doel zal verschillen per afdeling en is daarom niet voor iedereen relevant. En om te kunnen bepalen wat hier een mogelijke oplossing voor kan zijn is het van belang om de reden achter de vraag te weten. Hoe wordt er nu gewerkt? Waar loop je tegenaan? Waarom is dit zo belangrijk? Hoe ziet de ideale wereld eruit?
Pas als je meer inzicht hebt in de achterliggende vragen ben je in staat om te kijken hoe een mogelijke oplossing van toegevoegde waarde kan zijn. Klakkeloos een tool inzetten gaat natuurlijk niet werken. Het inzicht krijgen zal erin resulteren dat je een goede afweging kan maken waar echt behoefte aan is en welke tool juist op dit punt een goede invulling kan geven.
- Geen afscheid nemen
Als je op een andere manier wilt gaan werken betekent dit in de meeste gevallen dat je een bestaand werkproces of onderdeel daarvan gaat opgeven. Helaas blijkt vaak dat we leiden aan een soort verzamelwoede waarmee we juist gaan stapelen. Dit komt erop neer dat je een nieuwe manier van werken of tool in gebruik gaat nemen zonder het met elkaar erover eens te zijn waar je geen gebruik meer van gaat maken. Je kan het ook FOMO noemen oftewel fear of missing out waarmee je bang bent om iets te moeten missen. Dit is wel essentieel in je adoptieproces!
Ken je dat gevoel dat je niet meer weet welke tool je waarvoor moet gebruiken? Of de introductie van een nieuwe manier van werken waar bepaalde collega’s zich stelselmatig niet aan houden? Dit heeft vaak als oorzaak dat er geen duidelijkheid is in het juist te volgen proces. Wat gebruik je waarvoor en hoe. Als er een uitweg is om toch van je oude gewoontes gebruik te maken zullen we dit altijd blijven doen.
- Maak er een IT-feestje van
Een feestje klinkt op zich natuurlijk perfect! In deze context is dat echter allesbehalve waar. Een grote valkuil is om niet de juiste mensen uit de organisatie op het juiste moment bij innovatietrajecten te betrekken. Wanneer is dan het juiste moment? Gewoon zo vroeg mogelijk als je het mij vraagt!
Je belangrijkste tool binnen de organisatie de mens zal uiteindelijk met deze nieuwe tools aan de slag gaan. Stel daarom altijd de mens centraal en niet de tool zoals ook in punt 1 beschreven. Keuzes die in het traject gemaakt worden zijn logischer te maken door collega’s die hier dagelijks mee werken. Door deze betrokkenheid voelen ze zich ook daadwerkelijk onderdeel van de oplossing en zal de omarming veel soepeler verlopen.
- Maak reuzestappen
Het klinkt wellicht tegenstrijdig, maar de kunst bij adoptie is het maken van kleine stapjes. Van nature willen we natuurlijk zo snel mogelijk naar de finish waar die mooie stip op de horizon gloort. In dit geval wordt er dus tegennatuurlijk gedrag van je verwacht. Is dat niet heel lastig? Jazeker!
Toch is dit de kunst van succesvol adopteren. Bepaal kleine stapjes en evalueer deze om bij te kunnen sturen waar nodig. Kleine stapjes maakt het geheel behapbaar en zorgt er ook voor dat dit goed te volgen blijft voor iedereen die erbij betrokken is. De meeste bedrijven hebben geen dedicated innovatiespecialisten in dienst. Dit soort trajecten zullen dus vaak naast de primaire werkzaamheden plaatsvinden. Houd de organisatie in beweging en voorkom een van uitstel komt afstel mechanisme.
Innoveren en adopteren kan je leren!
Buiten deze valkuilen zijn er natuurlijk nog veel meer ervaringen met andere mogelijke valkuilen ontdekt vanuit de trajecten die wij hiervoor bij klanten hebben gedaan. Deze zijn natuurlijk niet uniek, maar jouw bedrijf is wel uniek! Dit zorgt ervoor dat er altijd goed gekeken moet worden welke strategie het beste bij jouw bedrijf past. Wie achter het stuur zit bepaald de snelheid en de koers, de reisleider zorgt voor het aangeven van de juiste richting.
Plan hier direct een afspraak om jouw reis van innovatie en adoptie te starten!
Willem Veenstra
Als oprichter van Rocketpilot heb ik als doel om werkend Nederland leuker, effectiever en makkelijker te laten (samen)werken. Dit doe ik als digitale reisleider en persoonlijk adoptiespecialist van Microsoft 365 en Teams. In een wereld die sneller veranderd dan ooit vraagt dit veel van onze digitale vaardigheden. Met de juiste sturing zorg ik ervoor dat jij het maximale uit Microsoft 365 haalt en slimmer kan werken.