Laten we stoppen met zeggen dat we druk zijn!

Hoe vaak vraag je iemand; hoe gaat het met je? En hoe vaak krijg je dan het antwoord; goed, maar wel druk! Of een afgeleide daarvan? We zijn allemaal ontzettend druk! Maar zijn we nou echt zo druk of houden we dit principe zelf in stand?

Het is een wonderlijk fenomeen dat er kennelijk de afgelopen jaren in is geslopen. Voorheen was het nogal afwijkend als iemand je vroeg; hoe gaat het met je? En je dan als antwoord gaf; niet goed. Ditzelfde lijkt nu te gebeuren als je vergeet aan te geven druk te zijn. Bij dit onderwerp moet ik altijd denken aan een fantastisch filmpje van Jos Burgers. Hierin legt hij uit dat er een wezenlijk verschil zit tussen druk zijn en het maken van rendement. Hierbij de link naar het betreffende filmpje:

https://www.youtube.com/watch?v=4R8n9UVsaJQ

Hoe fijn zou het zijn als je meer tijd hebt voor zaken die voor jou belangrijk zijn?

Afgelopen week had ik een interessant gesprek met iemand die als ontwerper veel in projectvorm werkt. Ik vroeg hoe deze samenwerking werd vormgegeven in ondersteunende techniek. Dit werd bij de start van het project in een Excel bestand gedaan en van hieruit werden dan ook de taken toegewezen door de projectleider. Een werkwijze die vaak gekozen wordt en vaak ook prima werkt!

Bij het doorvragen op dit onderwerp kwam naar voren dat er 2x per week een meeting gepland stond om de voortgang te bespreken. Ook werd er per mail regelmatig om een statusupdate gevraagd, waarbij de vrager in afwachting was van de ontvanger voordat de volgende stap in het proces gezet kon worden. Valt hier dan niet een hoop tijd te winnen?

Ervan uitgaande dat een projectteam gemiddeld uit 4 personen bestaat die per week omgerekend 4 uur inzetten (2x een half uur per persoon) voor geplande meetings en daarnaast nog een beroep doen op elkaar via mail is het antwoord volmondig; JA!

Binnen Microsoft en dus waarschijnlijk je bestaande werkplek kan dit heel eenvoudig worden opgelost met veel tijdwinst als gevolg. Dit kan op verschillende levels worden ingericht van heel laagdrempelig en basic tot heel geavanceerd met veel mogelijkheden. Hierbij kan je denken aan krachtige tools zoals:

🚀 ToDo

🚀 Planner

🚀 Lists

🚀Project

Met Power Automate hang je hier geautomatiseerde workflows aan, zodat het nog makkelijker gemaakt wordt en je minder afhankelijk bent van foutgevoelige handmatige handelingen.

Het voordeel is dat je op deze manier de informatievoorziening op één centrale plek toegankelijk hebt voor iedereen die onderdeel is van dit projectteam. Ook kan je hiermee realtime de actuele status zien waar en wanneer je maar wilt. Dit scheelt je weer een hoop mailverkeer en tijd die je onnodig moet spenderen aan het bijwonen van meetings waarbij procesbewaking centraal staat.

Uit onderzoek blijkt dat een kenniswerker gemiddeld 20% van de dag op zoek is naar de juiste informatie. Het centraliseren en optimaliseren van de vindbaarheid van jouw informatie levert dus enorme tijdswinst op!

Is het dan echt zo makkelijk dat we dit allemaal met techniek kunnen verhelpen? Nee, helaas zo simpel werkt het niet. Je hebt natuurlijk nog een cruciale factor in dit verhaal en dat zijn wij als mens zelf. We hebben namelijk een grote valkuil en dat is dat we structureel onze tijd overschatten met overlopende agenda’s, onrealistische deadlines en een sterk gevoel van stress tot gevolg. Je kan deze valkuil voorkomen door slim gebruik te maken van onderstaande 2 tips:

1. Plan ruimte in je agenda voor onvoorziene zaken

Hoe de dag ook loopt, er is één ding zeker en dat is dat de dag nooit volledig verloopt zoals gepland. Als je hier geen rekening mee houdt in je planning, dan wil je gegarandeerd te veel taken in te weinig tijd gaan proberen af te ronden.

2. Maak je planning een dag van tevoren

Het maken van een dagelijkse planning voor jezelf met taken die je wilt uitvoeren werkt enorm productief. Omdat je precies weet wat je wilt doen, draagt dit bij aan het hebben van een goede focus. Daarnaast krijgt je brein een flinke dosis dopamine wanneer je een taak hebt afgerond. Pas wel op voor het inplannen van te veel taken. Ons brein heeft een hekel aan losse eindjes en wil graag een taak afgerond hebben. Dit zie je bijvoorbeeld ook vaak terug in een cliffhanger van een soapserie die juist dit gedeelte activeert. Of bijvoorbeeld een serie of film op Netflix die je eigenlijk niet zo heel erg leuk vindt, maar toch helemaal afkijkt.

Als extraatje een tip die ik onlangs in een eerder blog heb gedeeld en de link naar dit blog:

Ik ben meeting moe: oorzaken en tips | Rocketpilot

3. Verkort de standaard vergadertijd van meetings die je plant

Ons brein is deadline gestuurd en je kan dit dus heel goed beïnvloeden in je eigen voordeel. Het effect hiervan kan je heel makkelijk zien als je in een geplande Teams meeting zit en erboven in het scherm een melding komt dat er nog 5 minuten te gaan zijn. Kijk maar eens wat dit doet met de dynamiek in de meeting. Zorg dus dat je bijvoorbeeld standaard 50 minuten plant in plaats van een heel uur en je hebt aansluitend nog 10 minuten om even je benen te strekken of een lekker vers bakje koffie te halen.

Optimalisatie scan

Hoe vaak kijkt er iemand speciaal met jou mee naar jouw werkroutines om gezamenlijk te kijken waar er winst te behalen valt? Veel bedrijven die ik hierover spreek maken hier weinig tot geen ruimte voor. Het gevolg daarvan is dat er een hele hoop processen historisch gegroeid zijn en er daarom nog steeds zo gewerkt wordt terwijl hier veel winst te behalen valt.

Met een unieke scan die Rocketpilot heeft ontwikkeld krijg je direct inzicht in dit soort processen met directe voordelen die gemakkelijk te implementeren zijn. Binnen je huidige werkplek liggen er nog een hele hoop kansen om direct te profiteren van voordelen om tijd te winnen. Enkele voorbeelden hiervan zijn:

🚀 Automatiseren veelvoorkomende handelingen

🚀 Altijd en overal toegang tot je bestanden

🚀 Optimaliseren beheer van je taken

🚀 Verbeteren grip op je projecten

🚀 Verminderen mailverkeer

Ben jij benieuwd op welke manier jij tijdswinst kan behalen in je dagelijkse werkroutines? Neem direct contact op 📞 085-0661201!

Work smarter not harder! 

Willem Veenstra

Als oprichter van Rocketpilot heb ik als doel om werkend Nederland leuker, effectiever en makkelijker te laten (samen)werken. Dit doe ik als digitale reisleider en persoonlijk adoptiespecialist van Microsoft 365 en Teams. In een wereld die sneller veranderd dan ooit vraagt dit veel van onze digitale vaardigheden. Met de juiste sturing zorg ik ervoor dat jij het maximale uit Microsoft 365 haalt en slimmer kan werken.