Klantcase: Jungheinrich

“De samenwerking met Willem Veenstra van Rocketpilot hebben wij als erg prettig ervaren, omdat hij zeer flexibel is. Doordat hij dagelijks bezig is met Teams en dankzij de ervaring die heeft opgedaan bij andere bedrijven heeft hij uitgebreide kennis over de verschillende processen binnen Teams. Hierdoor levert hij veel toegevoegde waarde in de ondersteuning tijdens de implementatie en het optimaliseren van onze interne processen.” – Bart Ravelli – marketing director Jungheinrich.

Met meer dan 16.000 medewerkers wereldwijd is het Jungheinrich concern één van de grootste magazijninrichters ter wereld. Vanuit Alphen aan den Rijn wordt de Nederlandse markt bediend. Jungheinrich biedt een heel dienstenportfolio van stellingen, trucks tot en met automatisering in de vorm van warehouse management systemen. Ook autonome voertuigen, oftewel AMR’s behoren tot het portfolio. Daarmee heeft Jungheinrich alle disciplines in huis. Van veiligheidskundige tot expert op het gebied van materiaalstromen. Van heftruckadviseur tot trainer. Van stellingbouwer tot magazijn automatiseerder en van servicetechnici tot batterijservicedienst.

De uitdaging

Vanuit de moedermaatschappij in Duitsland is Microsoft Teams geïntroduceerd als vervanger van Skype. “Wij kwamen er al snel achter dat Teams veel meer is dan alleen een belmachine”, geeft Bart aan. “Ik zie het echt als keerpunt in onze IT-omgeving doordat Teams een centraal platform is wat als vertrekpunt dient richting de overige Microsoft 365 applicaties.” Op dit moment verandert er ontzettend veel in onze manier van werken. Dit zorgt ervoor dat er veel wordt gevraagd van de vaardigheden van medewerkers. Hoe pak je een dergelijke implementatie succesvol aan? Vanuit een duidelijke visie om Teams als platform binnen de organisatie te introduceren, had Bart behoefte aan ondersteuning tijdens de implementatie hiervan. “We hadden echt behoefte aan een externe partner die ons hierin zou helpen. Vanuit Duitsland is ons wel training en ondersteuning geboden, maar we misten daarin echter structuur. En dat het niet in onze moedertaal was bleek toch een bottleneck, daarom hebben wij Rocketpilot ingeschakeld.”

Het proces

Vanuit de wederzijdse relatie met Score Utica is Bart van Jungheinrich in contact gekomen met Rocketpilot. “Na de eerste kennismaking met Rocketpilot zijn we tot de conclusie gekomen dat wij als organisatie behoefte hadden inspiratiesessies voor ons management”, aldus Bart.

Tijdens deze inspiratiesessies zijn de diverse mogelijkheden van Microsoft 365 gedemonstreerd. Welke mogelijkheden biedt dit voor ons? En op welke manier kunnen wij onze processen hierin optimaliseren? Vanuit deze sessies zijn er guidelines opgesteld om alle medewerkers van de verschillende afdelingen binnen de organisatie handvatten te bieden in het gebruik van Teams. Deze guidelines zorgen ervoor dat er een uniforme werkwijze ten aanzien van de communicatie binnen Teams is geborgd.

Doormiddel van trainingen op verschillende niveaus, in de vorm van een basis- en expert trainingen, zijn alle medewerkers van de binnendienst getraind in het gebruik van Teams. Als aanvulling op deze trainingen zijn er een strippenkaartsessies ter beschikking gesteld. Hierin kon er tijd geboekt worden om extra ondersteuning te krijgen als aanvulling op de trainingen. Dit kon bijvoorbeeld betrekking hebben op het inrichten van bepaalde specifieke processen in Teams of juist het verkrijgen van specialistische inhoudelijke kennis.

“Wat wij erg prettig vinden in de samenwerking met Willem Veenstra van Rocketpilot is dat hij heel flexibel is. Zeer hands-on. Hij is dagelijks met Teams bezig en heeft ons erg goed geholpen. Zijn kennis vanuit andere bedrijven zorgt ervoor dat wij deze processen in Teams ook kunnen toepassen binnen onze eigen organisatie.”

Het resultaat

Naast het onboarden van de medewerkers binnen Jungheinrich in het gebruik van Teams is procesverbetering een steeds prominentere rol gaan spelen binnen het traject. Inmiddels zijn er een aantal processen al enorm verbeterd. Procesverbetering zal ook de komende periode een belangrijk onderdeel zijn in de samenwerking tussen Jungheinrich en Rocketpilot.

“We hebben meer efficiency gerealiseerd in onze routing van klantverzoek tot en met een offerte.”

Veiligheid staat ook hoog in het vaandel binnen de bedrijfsvoering van Jungheinrich. Zo dient de buitendienst incidenten te melden in het kader van de VCA certificering ter beoordeling. “Voordat we met Microsoft 365 werkten maakten we gebruik van omslachtige software. Hier konden we slecht analyses mee maken en was de drempel te hoog voor een monteur om een incident te melden”, aldus Richard Van Dort, ICT manager binnen Jungheinrich. “Inmiddels hebben we dit proces geoptimaliseerd door de monteurs te voorzien van een QR-code, waarmee ze heel snel en eenvoudig een incident kunnen melden. Het incident wordt vervolgens gemeld aan de leidinggevende middels een e-mail. Het grootste voordeel hiervan is dat de leidinggevende proactief op de hoogte wordt gehouden.”

Het proces van klantverzoek tot en met offerte loopt als een rode draad door de organisatie heen. Het belang van het beschikken over de juiste informatie is daarom enorm. Ook Brigitte Visser, manager sales operations bevestigd dit; “Wij werkten met verschillende mailboxen en daardoor waren er verschillende werkwijzen in het opslaan van bestanden. Dat maakte dat er soms verkeerde bestanden naar elkaar werden gestuurd, waardoor je niet over dezelfde bestanden praatte en hierdoor ontstaat ruis.”

Naast het beschikken over de juiste informatie is ook het inzicht in de actuele status van de aanvraag heel erg belangrijk. “We merkten dat er veel communicatie plaatsvond tussen de buiten- en binnendienst rondom de status van een aanvraag. Wat is de status? Waar blijft mijn offerte? Dit zorgde voor extra druk binnen de afdeling”, aldus Brigitte.

“Doordat we nu centraal in Teams werken, beschikken we altijd over de juiste informatie. Ook kunnen wij door de inrichting van Rocketpilot de actuele status van een aanvraag inzien in Teams, dit levert ons veel tijd en duidelijkheid op.”

Ben jij benieuwd hoe jij je werkprocessen met de inzet van Microsoft Teams kunt optimaliseren? Neem direct contact op.

Willem Veenstra

Als oprichter van Rocketpilot heb ik als doel om werkend Nederland leuker, effectiever en makkelijker te laten (samen)werken. Dit doe ik als digitale reisleider en persoonlijk adoptiespecialist van Microsoft 365 en Teams. In een wereld die sneller veranderd dan ooit vraagt dit veel van onze digitale vaardigheden. Met de juiste sturing zorg ik ervoor dat jij het maximale uit Microsoft 365 haalt en slimmer kan werken.