7 musthaves die jouw leven als HR-professional veel leuker maken!

Binnen HR bestaan er veel repeterende werkzaamheden. Bij veel bedrijven gaat dit nog vaak handmatig. Ook zijn er vaak nog veel procedures die met papier worden afgehandeld. Op zich natuurlijk allemaal niet gek, want we zijn al jaren gewend om op deze manier te werken. Dat kan een stuk leuker!

Onderstaande tips helpen jou om je werk leuker te maken. Dat is vanuit Rocketpilot ook wat wij onze klanten willen bieden; meer werkplezier! Minder handmatige verwerking van repeterende taken, minder kans op fouten, betere registratie van belangrijke gegevens en verhoging van de professionaliteit! Dat wil jij toch ook?

Met de inzet van Microsoft 365 heb je al deze mogelijkheden. De kans is groot dat je hier al over beschikt, maar nog geen gebruik van maakt of weet van hebt. Duur? Nee hoor, waarschijnlijk is dit al standaard onderdeel van je werkplek.

Onderstaand krijg jij inzicht in welke tools voor jou als HR-professional een musthave zijn. En direct inzetbaar zonder gedoe! Waar wacht je nog op?

1) Eenvoudige centrale informatievoorziening doormiddel van een intranet

Een intranet is natuurlijk een fantastische manier om intern centraal de organisatie van informatie te voorzien. Hiermee betrek je de medewerkers maximaal bij alles wat er in de organisatie speelt. Binnen Microsoft is sinds een aantal maanden Microsoft Via Connections geïntroduceerd. Dit wordt ook wel het employee experience platform genoemd.

Hiermee heb je de mogelijkheid om binnen je Teams omgeving een app te creëren. Deze app kan je standaard in de linker rail van je Teams omgeving laten plaatsen. Zo is het altijd en overal makkelijk toegankelijk voor alle collega’s.

Binnen deze app kan je alle belangrijke informatie plaatsen van het bedrijf. Zo kan je iedereen informeren, betrokken houden en houd je een gevoel van saamhorigheid, al werk je wellicht op afstand.

2) Automatiseer taken vanuit onboarding/offboarding

Als er een nieuwe collega in dienst komt wil je natuurlijk een fijn onboarding proces bieden. Dit traject bestaat uit diverse stappen en taken. Deze taken zijn vaak weer verdeeld over verschillende afdelingen. Hoe handig is het als je dit kan allemaal automatisch kan verdelen?

Met de inzet van Power Automate kan je handelingen binnen Microsoft 365 automatiseren. Als je dit combineert met Planner heb je helemaal goud in handen. Je kan hiermee taken toewijzen en centraal overzicht houden wat de status is. Bijvoorbeeld een bericht maken zodat afdeling IT een nieuwe werkplek aanmaakt met één druk op de knop.

Benieuwd hoe je nog meer voordeel kan halen uit het automatiseren van taken en handelingen? Bekijk ons blog Laten we stoppen met zeggen dat we druk zijn

 

3) Haal eenvoudig informatie op

Door het jaar heen zijn er veel inventariserende taken binnen een bedrijf. Het meten van de medewerkerstevredenheid kan een periodiek terugkerend item zijn. Of een medewerker die uit dienst gaat die je graag ter afsluiting een aantal vragen wilt laten invullen. Dit kan natuurlijk met losse Excel of Word documenten, maar dit kan een stuk makkelijker!

Met de inzet van Microsoft Forms heb je een digitaal formulier die je volledig zelf naar wens kan opmaken. Op zich natuurlijk niet zo bijzonder, maar het grote voordeel is dat je ook hier weer geautomatiseerde taken aan kan verbinden. Zo kan je bijvoorbeeld instellen dat de betreffende manager automatisch de antwoorden aangeleverd krijgt.

4) Laat je sollicitant zelf direct een afspraak in de agenda plaatsen

Je kent het wel…Je wil met een sollicitant een afspraak plannen, maar dit loopt vrij stroef omdat je langs elkaar heen aan het bellen bent. Of je probeert het via de mail, met gevolg eindeloos heen en weer pingpongen op zoek naar een geschikt moment.

Met de inzet van Microsoft Bookings kan je de sollicitant direct een afspraak in een agenda laten plaatsen. Deze agenda is realtime gekoppeld en geeft daarmee alleen opties die ook daadwerkelijk beschikbaar zijn. Je kan hier zelf allerlei condities standaard over instellen, zoals de duur van de afspraak en de plaats.

5) Voorkom belasting met veel gestelde vragen

Handleidingen en procedures worden vaak centraal ter beschikking gesteld. De ervaring leert dat medewerkers toch vaak met vragen komen die hierin staan beschreven. Laten we het erop houden dat dit komt, omdat het vaak over procedures gaat die ze niet vaak hoeven te gebruiken zoals ziekmelden.

Met de inzet van Power Virtual Agents kan je dit door middel van een chatbot heel simpel opvangen. Het is super simpel om zo’n bot te bouwen, maar het resultaat is enorm. Je kan zelf de steekwoorden kiezen waar de antwoorden op worden gebaseerd. Ook kan je links toevoegen naar sites en bestanden of een korte video instructie aan het antwoord toevoegen. Daarnaast kan je hem blijven vullen met antwoorden die er nog niet in staan, maar waar wel vraag naar is.

6) Stel trainingen eenvoudig ter beschikking met videocontent

Belangrijk onderdeel tijdens een onboarding is vaak de werking van verschillende systemen. Hier wordt een collega voor vrij gemaakt die tijdens een sessie dit door gaat nemen. De inhoud van een dergelijke sessie is eigenlijk grotendeels hetzelfde. Of een campagne die wordt gelanceerd en waar een introductiemeeting voor is geweest die je ook graag wilt delen met collega’s die niet aanwezig waren. Tegenwoordig blijkt dat veel mensen videocontent als voorkeur hebben om informatie tot zich te nemen.

“Fijn dat ik het nog even rustig terug kan kijken op het moment dat het mij uitkomt.”

 Met de inzet van Microsoft Stream heb je een platform waarmee je eenvoudig videocontent ter beschikking kan stellen. Hier kan je een opname maken of een bestaande video eenvoudig ordenen en in de organisatie delen. Mooie toevoeging ook aan je HR-team in Teams.

7) Maak goedkeuringsprocessen heel eenvoudig

Binnen een bedrijf heb je vaak te maken met diverse goedkeuringsprocessen. Hierbij kan je bijvoorbeeld denken aan het indienen van een declaratie of het laten goedkeuren van een offerte. Dit wil je natuurlijk het liefst zo snel en eenvoudig mogelijk laten verlopen. Het wachten op een goedkeuring kan een flinke vertragende factor zijn in een proces.

Met de inzet van Microsoft Goedkeuringen is dit zo geregeld. Vanuit een (kanaal)chat of app binnen Teams kan je direct een goedkeuring starten. Je kan een aantal criteria aangeven zoals wie moet goedkeuren en voeg eventueel een bijlage toe. In één handig overzicht zie je precies welke aanvragen je hebt gedaan en wat de status is.

Handtekening nodig voor een goedkeuring? Geen probleem je kan ook een digitaal tekenen dienst toevoegen. Ook hiervoor geldt dat je de uitkomsten weer verder kan automatiseren met Power Automate. Bijvoorbeeld een Teams chat die wordt verstuurd naar de financiële afdeling om de declaratie te verwerken.

Met deze tips wordt jouw leven als HR-professional een stuk leuker!

Wil je weten hoe je deze musthaves direct in de praktijk kan brengen? Neem dan direct contact op 📞085-0661201 of laat hier je gegevens achter en er wordt zo snel mogelijk contact met je opgenomen.

Work smarter not harder!

Willem Veenstra

Als oprichter van Rocketpilot heb ik als doel om werkend Nederland leuker, effectiever en makkelijker te laten (samen)werken. Dit doe ik als digitale reisleider en persoonlijk adoptiespecialist van Microsoft 365 en Teams. In een wereld die sneller veranderd dan ooit vraagt dit veel van onze digitale vaardigheden. Met de juiste sturing zorg ik ervoor dat jij het maximale uit Microsoft 365 haalt en slimmer kan werken.