Ik ben meeting moe. Heb jij dagelijks veel online meetings en voel jij je aan het einde van de dag erg vermoeid? Neem je vaak deel aan online meetings waarbij je na afloop afvraagt wat de toegevoegde waarde was van de meeting? Inmiddels zijn we anderhalfjaar onderweg in een periode waarbij zoveel mogelijk thuiswerken de norm is en lijkt dit voorlopig ook nog aan te houden. Deze manier van werken is noodgedwongen ontstaan en vraagt veel van onze vaardigheden. Toch ervaren steeds meer mensen vormen van meeting moeheid. In deze blog leg ik je meer uit over de oorzaken hiervan en geef ik je enkele tips.

Wat is de oorsprong van deze vermoeidheid?

We zijn inmiddels aardig ingeburgerd met het thuiswerken. We hebben er zelfs een heel nieuw jargon aan overgehouden:

• Call: Vroeger belden we regelmatig op een gepland tijdstip met een collega of klant, maar tegenwoordig heet dit standaard een call. Zelfs mijn dochter van 4 vraagt mij regelmatig; Papa heb jij straks weer een call?

• Back-to-back meetings: Meetings of calls die na elkaar gepland zijn zonder ruimte voor pauze tussen de afspraken door.

• Decentraal werken: Het werken op verschillende locaties als bedrijf. Bijvoorbeeld een verdeling van mensen die op kantoor of thuiswerken. Tegenwoordig ook vaak hybride werken genoemd.

• Asynchroon werken: Het (samen)werken op verschillende tijdstippen afzonderlijk van elkaar.

Deze termen zijn inmiddels bij iedereen bekend en vormen een dagelijks onderdeel van onze manier van werken. Veel bedrijven hikten jarenlang aan tegen het faciliteren van thuiswerken. Veel managers hadden het gevoel dat dit ten koste zou gaan van de productiviteit. Voor Covid-19 had ook ik hier vaak boeiende gesprekken over met ondernemers die dit niet zagen zitten. Ondanks alle ellende die deze pandemie ons heeft gebracht zie je dat er op dit punt een enorme omslag heeft plaatsgevonden. Een onderdeel van deze manier van samenwerken heeft voor veel mensen ook een keerzijde…Meeting moeheid. 

Wat zijn de kenmerken van deze vermoeidheid?

Je kent het wel…Na een dag vol meetings voel jij je aan het einde van de dag compleet afgedraaid. De focus was lastig op te brengen in veel meetings en vaak had je de neiging om toch even andere dingen tussendoor te doen, zoals het beantwoorden van een aantal mailtjes. Onderstaande afbeelding geeft duidelijk weer wat het belang van een pauze tussendoor is.

Of in een andere situatie waarbij je aan het einde van de meeting het idee had dat dit ook prima op een andere manier afgehandeld had kunnen worden en in het ergste geval zelfs zonder jou. Je zat braaf te wachten tot de andere deelnemers in de meeting arriveerden om vervolgens de legendarische vraag te krijgen; wat hebben we vandaag allemaal op de agenda staan? Als je het mij vraagt allemaal situaties die totaal niet wenselijk zijn en eigenlijk ook helemaal niet nodig! Het vraagt alleen wel om een scherpe blik en eensgezindheid om hier verandering in te brengen.

Pak vandaag de regie

Onze manier van werken is zoals gezegd enorm veranderd. Dit vraagt veel van medewerkers, maar ook van het management. Er is een compleet andere manier van denken voor nodig, want je brein werkt online op een hele andere manier dan wanneer we op de traditionele manier werken. Als je alleen al kijkt naar de focustijd dan zou je online tijdens een meeting om de 3 minuten afwisseling moeten aanbrengen op welke manier dan ook. Dat klinkt veel, maar blijkt toch noodzakelijk. Hoe vaak is dat bij jouw meetings het geval?

Door de hoge frequentie van het aantal meetings is de uitwerking steeds vaker dat deelnemers onvoorbereid deelnemen. Los van het feit dat dit natuurlijk per definitie niet wenselijk is, heeft dit ook een storende uitwerking op deelnemers die zich wel hebben voorbereid. Als het om een repeterende periodieke meeting gaat kan je dit heel makkelijk ondervangen binnen je werkplekomgeving.

Tip 1: Een goede voorbereiding is het halve werk: maak gebruik van Power Automate samen met Forms

Power Automate is binnen Microsoft 365 een applicatie waarmee je handelingen kan automatiseren. Persoonlijk ben ik hier enorm fan van, want dit neemt je veel handelingen uit handen. Als je dit combineert met Forms, waarmee je digitale formulieren kan maken, dan heb je een mooie combinatie die je kan inzetten ter voorbereiding op een meeting. 

Met de inzet van Power Automate kan je op geplande tijden een uitnodiging in Teams versturen om een formulier in te laten vullen. Met dit formulier kan je bijvoorbeeld vragen om punten aan te leveren die op de agenda moeten komen tijdens de meeting. Voordeel hiervan is dat je iedereen er bewust van tevoren al over na laat denken. Hierdoor gaat de kwaliteit van de meeting enorm vooruit! 

Tip 2: Less is more: verkort de standaard duur van je meeting in Outlook

Ook vanuit Microsoft is er steeds meer aandacht voor het welzijn van iedereen die met deze producten en diensten werkt. Met Insights en MyAnalytics krijg je inzichten in hoe je werkt en ontvang je suggesties hoe je beter en effectiever kan werken. 

Een van de belangrijkste redenen waarom je aan het einde van de dag vaak zo vermoeid bent komt voort uit de intensiteit van meetings. Je plant ze vaak achter elkaar zonder ruimte voor een korte pauze. Het effect hiervan is dus duidelijk zichtbaar in de afbeelding hierboven. Dit kan je nu heel makkelijk oplossen door de standaardduur van je afspraken in Outlook aan te passen. 

Als je nu standaard een uur plant bij het inplannen van een vergadering kan je dit verkorten naar bijvoorbeeld 50 minuten. Op deze manier heb je als je het goed aanpakt 10 minuten pauze tot je volgende meeting als je uitgaat van een planning van hele uren. Dit kan je in je persoonlijke Outlook omgeving instellen, maar de ICT beheerder kan dit ook voor het hele bedrijf instellen. Als je hier gezamenlijke afspraken overmaakt en het uitgangspunt is dat iedereen dit op deze manier inplant gaat het je verbazen wat het positieve effect hiervan is. Dit gecombineerd met de melding in een Teams meeting dat de meeting nog 5 minuten duurt is een gouden combinatie om minder vermoeid te zijn aan het einde van de dag.

Tip 3: I love it when a plan comes together: bewaak de voortgang met Planner

Wat mij persoonlijk vaak opvalt is dat de inhoud van een meeting zelden ter discussie staat. Wat moet er tijdens een meeting besproken worden? Is dit voor alle aanwezigen van belang? Kunnen we dit niet effectiever op een andere manier vormgeven? Toch ligt hier een enorm veel ruimte voor verbetering. Hoeveel meetings worden niet voor een groot gedeelte ingevuld met taakverdeling, statusupdates en hebben een controlerende functie? Dit kan je allemaal prima invullen met techniek. Waar een meeting eigenlijk over zou moeten gaan zijn onderwerpen die je niet met techniek kan ondervangen. Deze bevinden zich meer in de zogenaamde zachte kant zoals hoe voelt iedereen zich, hoe gaat het nu echt met je en daarmee verbinding houden met elkaar.

Met Planner kan je op een hele overzichtelijke en laagdrempelige manier projecten fantastisch verdelen en blijven monitoren. Je maakt een backlog met taken die iedereen aan zichzelf kan toewijzen. Als deze zijn toegewezen kan iedereen daar de huidige status en nog te nemen stappen in bijhouden. Ter afronding kan je de taak op voltooid zetten zodra deze is afgerond. Als je dit planbord in een gezamenlijk Team zet binnen Teams is dit voor iedereen inzichtelijk op welk moment dan ook. 

Hulp nodig bij het maximaal benutten van mogelijkheden van Microsoft 365 voor jouw bedrijf?

Met Rocketpilot ben ik volledig gespecialiseerd in het succesvol inzetten van slimme IT techniek voor jouw bedrijf. Zo ben jij klaar voor de toekomst en heb je blije collega’s die zich kunnen richten op de zaken die echt van belang zijn. Wij zijn er altijd voor je!

Bekijk ons aanbod voor:

• Inspiratiesessie
• Beleid
• Meekijken op de werkvloer

Over de schrijver

Willem Veenstra

Als oprichter van Rocketpilot heb ik als doel om werkend Nederland leuker, effectiever en makkelijker te laten (samen)werken. Dit doe ik als digitale reisleider en persoonlijk adoptiespecialist van Microsoft 365 en Teams. In een wereld die sneller veranderd dan ooit vraagt dit veel van onze digitale vaardigheden. Met de juiste sturing zorg ik ervoor dat jij het maximale uit Microsoft 365 haalt en slimmer kan werken.